GUIDE TILL EFFEKTIVA TEAM MED GDQ OCH MÅLMATRISEN

Steg för steg mot effektiva team

WHY US

Du och ditt team är beroende av varandra, annars skulle ni inte vara ett team

Teambuilding – ett uttryck som ofta används för att beskriva gruppaktiviteter och lekar som används när det är dags för kickoff. För att få en bra start på kommande period utmanas vi att tävla mot varandra i lag, ofta ihop-plockade utan logik för att blanda, lära känna varandra och lätta upp stämningen.

Teambuilding med vetenskaplig grund

Du kanske känner igen dig – eller rent av är i gång och planerar en sån här aktivitet. Ni ser att ni behöver göra något extra för att hjälpa medarbetarna att känna sig inkluderade och engagerade och letar efter det som kan hjälpa.

Teambuildning i den form som beskrivs ovan, menar Dr.Susan A Wheelan, skaparen av den idag enda vetenskapligt validerade grupputvecklingsmodellen IMGD (Integrated Model of Group Development), är ofta tid och pengar kastade i sjön.

Hon och hennes team, som ägnat 30 års forskning åt just grupputveckling, har tagit den forskning som finns på området, sammanställt och testat.

De har idag enorma mängder data om grupper som arbetar och mäts löpande för att få svar på hur gruppen utvecklas och vad som faktiskt får dem att bli effektiva team. Hon har i sin forskning kunnat bevisa att alla grupper, utan undantag, går igenom samma fyra väl definierade stadier innan den avvecklas i en femte.

IMGD Stadier

Stadie 1: Tillhörighet & trygghet

Gruppmedlemmarna fokuserar på att känna tillhörighet och skapa trygghet. Mycket tid ägnas åt att lära känna och passa in. I det här stadiet undviker de att gå i konflikt och uttrycker ogärna åsikter och uppfattningar som riskerar att sticka ut.

Stadie 2: Opposition och konflikt

Gruppmedlemmar i andra stadiet går i opposition med varandra. I det här stadiet ifrågasätter de varandra och den formella ledaren. Konflikter uppstår.

Stadie 3: Tillit och struktur

I stadie tre känner gruppens medlemmar till varandras kompetenser och hur de kompletterar varandra. De vet vad andra tycker och tänker om dem och konflikthantering sker konstruktivt löpande. Var och en tar ansvar för sin roll utifrån vad uppgiften kräver.

Stadie 4: Arbete och produktivitet

De grupper som nått de fjärde stadiet är enligt Susan Wheelan “högpresterande team”. De förstår och accepterar sina roller och ägnar sin tid åt att arbeta med huvuduppdraget. De har en enad bild av gruppens mål och har effektiva metoder att lösa uppgifter och konflikter. Var och en har ett högt ansvarstagande och litar på varandras bidrag och kompetens.

Effektiva & produktiva team

Susan Wheelan och hennes team menar att teambuilding i den bemärkelsen, att vi på en konferens skickas in i olika kluriga övningar, är tämligen värdelöst och kan till och med vara skadligt för teamet genom att bidra till att skapa konflikter.

De har kunnat visa är att några viktiga förutsättningar och metoder behöver finnas på plats för att team ska ta stegen framåt och lämna de stadier som präglas av lära känna, ineffektivitet, konflikt.

Forskargruppen har utvecklat och vetenskapligt validerat verktyget GDQ (Group Development Questionnaire) under flera decennier för att avgöra hur en grupps utvecklingsstadium kan bestämmas.

Här får du en inblick i vilka förutsättningar teamet behöver och några olika metoder att använda för att göra grupper till effektiva och produktiva team.

Självinsikt

För att bli effektiva och produktiva team måste gruppen, inklusive alla dess medlemmar, var och en förstå var gruppen befinner sig i de utvecklingsstadier som alla grupper går igenom. Gruppens medlemmar, oavsett roll, svara på ett antal frågor, förutbestämda i GDQ.

Alla svarar individuellt om sin uppfattning om gruppen, oberoende av de andra. Alla svar måste baseras på uppfattningen av gruppen som helhet. Inga frågor eller svar ska handla om enskilda. Det får bra effekt om alla är samlade i ett rum och svarar samtidigt, men utan att prata med varandra. Det kan också göras via en länk, som kan skickas till alla – men det är viktigt att alla svarar individuellt, utifrån sin egen uppfattning om gruppen.

Kunskap

Alla behöver ha en gemensam förståelse för vad som påverkar gruppens förmåga att vara effektiv och produktiv. En GDQ-konsult arbetar med exempel och referensfall – för att ge gruppen kunskap, igenkännande och empati. I en inspirerande föreläsning och tillhörande workshop skapar GDQ-konsulten tillsammans med teamet en öppenhet, nyfikenhet och vilja att förstå var den egna gruppens utmaningar och möjligheter ligger.

Teamets aktuella stadie

När alla har kunskap om vad forskningen visar och fått se exempel är alla motiverade att förstå var just deras grupp befinner sig.
Det är då GDQ konsulten presenterar teamets resultat.
Konsulten har med verktyg, erfarenhet och kunskap analyserat resultatet från gruppens svar. Utifrån det kan gruppens utvecklingsstadie fastställas. Gruppen får dessutom specifik återkoppling, anonymt, hur gruppmedlemmarna beskriver gruppen, hur den arbetar, vad som fungerar och vad som skulle kunna göras annorlunda.
När gruppens nuläge presenteras resultatet för gruppen börjar arbetet med reflektion och handling.

Reflektion, handling och konfliktlösning

Utifrån vad som framkommer i GDQn reflekterar konsulten, gruppen och chefen om vad som behövs som nästa steg. Arbetet med att forma en handlingsplan börjar. Här skiljer sig tillvägagångssätten åt beroende på grupp och vad de har för utmaningar.
Grupper som präglas av konflikter behöver hjälp att lösa dem och hitta ett gemensamt språk för att kunna komma vidare.
I en kombination av övningar, workshops och individuella samtal under promenad får team-medlemmarna hjälp att;

* Förstå bakgrunden till den andres beteende
* Sätta ord på sina egna behov och mål
* Vara lösningsorienterad istället för problemorienterad
* Lyssna på andras känslor och behov
* Träna på att lyssna aktivt och höra mer än bara det som sägs i ord
* Ge tydlig återkoppling under och i slutet av samtalen och ta emot återkoppling på ett konstruktivt sätt

Det händer, om än mer sällan, att det beslutas att gruppen behöver lösas upp och ta form i en ny konstellation. Ytterligare en grupp kan vara redo att ta sig an verktyg som till exempel målmatrisen och börja jobba för att gemensamt bygga sin handlingsplan.

Handlingsplan

I det här steget är gruppens uppgift att tillsammans sätta den handlingsplan de själva ser att de behöver följa för att nå nästa och nästa stadie i grupputveckling. GDQ-konsulten vägleder genom etablerade metoder för att hjälpa gruppen och varje medlem har eget individuellt ansvar för att vara delaktig, bidra och dela information. Här är det särskilt effektivt när informationsdelningen är hög.

“Vi tar in en annan dimension genom hur vi strukturerat arbetar med promenader,” säger Maria Runesson, GDQ konsult och Process Development & Scale Up Manager på Walking Talking."Det är högre sannolikhet att en person delar med sig av sina tankar och kunskap i en grupp, om de innan vet att någon annan i gruppen också har den informationen. Därför blir samtalen individerna har på tu-man-hand när de promenerar tillsammans väldigt värdefulla även för grupputvecklingen.“

Handlingsplanen byggs upp i flera steg och utgår framförallt från vilka mål gruppen har att uppnå.

Spelregler

Ett exempel ur arbetet med målmatrisen är hur teamet i olika workshops och övningar får handledning i att sätta sina egna spelregler. Vad ska gälla för oss som grupp? Vilka spelregler gäller och hur gör vi för att följa dem? Varför är det just dessa spelregler och hur påminner vi varandra om dem? Hur gör vi för att följa dem? Vad gör vi när spelreglerna behöver uppdateras?

Målmatrisen

Maria Åkerlund och Christian Jacobsson tagit Susan Wheelans gedigna forskning vidare i GDQ Associates med uppdraget och målsättningen att se till att forskningen fortsätter med hög vetenskaplig nivå och att metoderna får spridning. I sitt arbete med grupputveckling har Christian Jacobsson utarbetat en metod för att hjälpa teamet att skapa sin handlingsplan mot företagets och teamets mål. Den kallas Målmatrisen. Åkerlunds och Jacobssons forskning visar att 100% av alla team som arbetar igenom målmatrisen tar sig från nuvarande stadie till nästa. Eftersom grupper i senare stadier är mer produktiva och effektiva är arbetet med målmatrisen ett konstruktivt sätt att säkerställa att teamet jobbar effektivare med att nå sina och företagets mål.

Målmatrisen tar teamet igenom flera steg. Till att börja med sätts ramarna.
* Tid för måluppfyllelse.
* Plats för måluppfyllelse.
* Sex målområden beroende på tid och plats för utvärdering.
* Syfte, medlemmar och intressenter.

Därefter arbetar teamet igenom ett antal punkter som beroende på utvecklingsstadie och för varje team kommer se olika ut, men hjälper teamet att ta sig vidare i grupputvecklingen. De formuleras så här:

1. Intern standard: Hur ska teamet bete sig för att ha ett bra arbetsklimat?
2. Standard utåt: Hur vill teamet uppfattas?
3. Utvecklingsmål: Vad siktar teamet mot i sitt teamarbete?
4. Operativa mål: Vad teamet får betalt för att åstadkomma.
5. Ledstjärnor: Drömmen om det ideala teamet.
6. Vision: Teamets värderade riktning.

With guidance and workshops, the team continues the work and agrees on a common and well-motivated goal image, which is anchored in each individual and towards the organisation’s goals and therefore also very effective.

Återkoppling och ny mätning

Team som arbetar medvetet med målmatrisen, sina spelregler och handlingsplan tar sig framåt i gruppens utvecklingsstadier. De är också bättre förberedda när teamet förändras. Det ger ett gemensamt språk som underlättar när förändring sker. För en grupp som inte har det gemensamma språket tar det längre tid att komma tillbaka till produktivitet och effektivitet efter förändringar som påverkat gruppen.

Vad forskarna kunnat visa är att team som har hög självmedvetenhet och arbetar med målmatrisens verktyg kan snabbt inkludera nya medlemmar och forma om sig för att åter kliva framåt till mer effektiva och produktiva stadier.

Därför är det långsiktigt värdefullt att jobba med grupputvecklingen strukturerat och att ge teamen verktygen att förstå vad som händer.

Ett bra sätt är att regelbundet göra GDQ-mätningen och att ta hjälp när saker förändras.
Ett annat är att löpande regelbundet arbeta med informationsutbyte kollegor emellan och även mellan olika team. Att ha en struktur för att mötas under informella former, som till exempel i promenader på tu-man-hand, kollegor emellan, ger resultat.

Book a meeting with us!

Find a time in our calendar below, to know more. Or fill in this form and we will get back to you.